飲食店の予約リマインドメールの書き方・例文｜無断キャンセルを防ぐポイントも解説

飲食店の予約リマインドは、予約忘れや無断キャンセルを防ぐために多くの店舗で活用されています。しかし、「どんな文章を送ればいいのか」「いつ送るのが適切なのか」と悩む方も多いでしょう。
本記事では、そのまま使える予約リマインドの例文やトラブルを防ぐための文面のポイント、最適な送信タイミングなどをご紹介します。

飲食店向け予約リマインドの例文【コピペ可】

飲食店の予約リマインドでは、予約日時・人数・店舗名・変更やキャンセル時の連絡先を簡潔に伝えることが大切です。ここでは、メール・LINE・SMSで使える例文を紹介します。

予約前日に送るリマインドメールの例文

件名：明日のご予約について【店舗名】
〇〇様

この度は、〇〇店をご予約いただきありがとうございます。
明日、下記の内容でご予約を承っております。

日時：〇月〇日 〇時
人数：〇名様
ご予約名：〇〇様

ご都合が変わられた場合は、お手数ですが店舗までご連絡ください。
それでは、〇〇様のご来店を心よりお待ちしております。

〇〇店
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

ポイント
前日に送ることで、お客様が予定を再確認しやすくなります。また、来店が難しくなった場合でも、事前に変更やキャンセルの連絡をもらいやすくなるため、無断キャンセル対策にもつながります。

当日に送る予約確認メールの例文

件名：本日のご予約について【店舗名】

〇〇様

本日〇時より、〇名様でご予約を承っております。
お気をつけてお越しください。

ご変更や遅れがある場合は、下記までご連絡をお願いいたします。

〇〇店
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

ポイント
当日のリマインドは、予約時間の勘違いや来店忘れを防ぐことが目的です。お客様が移動中の場合もあるため、必要な情報だけを簡潔に伝えることを意識しましょう。

LINEで送る予約リマインドの例文

〇〇様
明日〇月〇日〇時より、〇名様でご予約を承っております。

ご都合が変わられた場合は、このLINEまたはお電話にてご連絡ください。
ご来店を心よりお待ちしております。

ポイント
LINEは気軽に確認してもらいやすい一方、長文は読まれにくい傾向があります。予約日時や変更時の連絡方法など、重要な情報を短くまとめるのがおすすめです。

SMSで送る予約リマインドの例文

【〇〇店】
明日〇月〇日〇時より、〇名様でご予約を承っております。
変更・キャンセルは〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇までご連絡ください。

ポイント
SMSは文字数に制限があるため、店舗名・予約日時・連絡先など最低限の情報を伝えることが大切です。お客様がすぐに内容を把握できる文面を心掛けましょう。

効果的な予約リマインド文を作るポイント

予約リマインド文は、必要な情報を簡潔にまとめることが大切です。長すぎる文章やあいまいな表現は避け、お客様がすぐに予約内容を確認できるようにしましょう。

店舗名・日時・人数を必ず入れる

予約リマインドには、店舗名・予約日時・人数を必ず記載しましょう。特に複数の予定があるお客様は、店舗名や時間を勘違いしている可能性もあります。

必要な情報を明記することで、来店時間や人数の認識違いを防ぎやすくなります。

文章は短くわかりやすくする

予約リマインドは、長文で丁寧に書くよりも、短くわかりやすく伝えることが重要です。

特にLINEやSMSで送る場合は、スマートフォンで確認されることが多く、文章が長いと重要な情報を見落とす可能性があります。そのため、要点だけを簡潔にまとめることをおすすめします。

キャンセル期限や連絡先を記載する

予約変更やキャンセルがある場合に備えて、連絡先や受付期限を記載しておくと安心です。
「変更がある場合は店舗までご連絡ください」と一文を入れるだけでも、お客様が連絡しやすくなります。

連絡方法が分からないと、お客様が連絡を後回しにしてしまうこともあるため、電話番号などもあわせて記載すると安心です。

「リマインドさせていただきます」は自然な表現に言い換える

「リマインドさせていただきます」は意味として間違いではありませんが、飲食店のお客様向けには少し硬い印象を与える場合があります。
予約確認の文面では、以下のように自然な表現に言い換えるのがおすすめです。

明日のご予約についてご連絡いたしました。

ご予約内容の確認でご連絡いたしました。

予約リマインドでトラブルを防ぐ文章のコツ

予約リマインドは、ただ来店日時を伝えるだけでなく、無断キャンセルや認識違いによるトラブルを防ぐ役割もあります。特に、キャンセル・変更方法や予約内容は、あいまいにせず明記しておくことが大切です。

予約リマインドで入れたい一文・避けたい一文一覧表

予約リマインドメールに入れたい文と避けたい文の比較表は以下の通りです。
表は横にスクロールが可能です。

なぜNG表現は逆効果なのか

「キャンセルはご遠慮ください」「必ずご来店ください」といった強い表現は、お客様に「連絡しづらい」という印象を与える可能性があります。

飲食店にとって本当に避けたいのは、キャンセルそのものではなく、連絡がないことです。そのため、「ご都合が変わられた場合は、お気軽にご連絡ください」のように、お客様が連絡しやすい文面を意識しましょう。

予約リマインドはいつ送るべき？

予約リマインドは、送るタイミングによって役割が異なります。適切なタイミングで送信することで、予約忘れや無断キャンセルの防止につながります。飲食店では、「予約直後」「前日」「当日」の3つのタイミングで活用するのがおすすめです。

予約直後は予約内容の確認を目的に送る

予約直後に送るリマインドは、お客様に予約内容を確認してもらうことが目的です。

日時や人数、店舗名に誤りがあれば早い段階で修正できるため、認識違いによるトラブルを防ぎやすくなります。また、予約が正常に完了したことを伝えることで、お客様も安心して来店日を迎えられます。

前日は来店忘れを防ぐために送る

予約前日のリマインドは、飲食店で最も一般的なタイミングです。

予定を再確認してもらえるため、単純な予約忘れを防ぐ効果が期待できます。また、来店が難しくなった場合でも、お客様が事前に店舗へ連絡しやすくなるため、無断キャンセルの防止にもつながります。

当日は最終確認として送る

当日のリマインドは、予約時間の再確認や遅刻時の連絡を促すことが目的です。

ただし、送信時間が遅すぎるとお客様が移動中で確認できない場合もあるため、来店予定時刻の数時間前を目安に送るとよいでしょう。

コース予約や団体予約は早めの確認がおすすめ

コース料理や団体予約は、食材の仕入れや席の配置など事前準備が必要になるケースがあります。

そのため、通常の予約よりも早い段階でリマインドを送り、人数変更やキャンセルの有無を確認しておくことが重要です。店舗側の負担軽減だけでなく、お客様との認識違いによるトラブル防止にもつながります。

メール・LINE・SMSの違いと使い分け

予約リマインドは、メール・LINE・SMSのどれを使うかによって向いている場面が異なります。店舗の予約方法やお客様との接点に合わせて使い分けましょう。

メール・LINE・SMSが向いているケースと特徴比較表

メール・LINE・SMSのそれぞれの機能が向いているケースとその特徴を解説しました。

迷ったらメール＋LINEまたはSMSを併用する

予約内容を詳しく伝えたい場合はメール、前日や当日の短い確認にはLINEやSMSが向いています。

たとえば、予約直後はメールで詳細を送り、前日にはLINEやSMSで簡単なリマインドを送ると、お客様も内容を確認しやすくなります。すべてを1つの手段に絞るのではなく、店舗の予約導線やお客様の連絡先に合わせて使い分けることが大切です。

予約リマインドを自動化する方法

予約件数が増えると、すべての予約に対して手動でリマインドを送るのは大きな負担になります。送信漏れや送信ミスを防ぐためにも、予約リマインドは自動化するのがおすすめです。

予約システムの自動配信機能を活用する

近年は、多くの予約システムでリマインドメールやSMSの自動配信機能が用意されています。
あらかじめ送信タイミングや文面を設定しておけば、予約日時に合わせて自動で配信されるため、送信漏れを防ぎながらスタッフの業務負担も軽減できます。

また、LINEと連携できる予約システムもあり、予約完了通知や前日のリマインドをLINEで自動配信できるサービスも増えています。店舗の運用方法に合わせて、メール・SMS・LINEなど適した配信方法を選ぶとよいでしょう。

※LINE公式アカウント単体で予約日時に応じたリマインドを自動配信できるわけではありません。LINEで予約リマインドを自動化する場合は、予約システムとの連携機能や対応サービスを利用するケースが一般的です。

手動運用と自動化のどちらを選ぶべき？

予約件数が少ない店舗であれば、手動でリマインドを送っても問題ありません。しかし、毎日複数の予約が入る店舗や、スタッフ数が限られている店舗では、自動化を検討するとよいでしょう。

自動化は便利ですが、すべてを任せきりにするのではなく、キャンセルポリシーや営業時間が変わった際には文面を見直すことが大切です。

飲食店の予約リマインドに関するよくある質問

ここまで、予約リマインドの例文や作成時のポイント、送信タイミングについて解説してきました。
最後に、飲食店の運営者からよく寄せられる疑問をQ&A形式で紹介します。記事内で触れきれなかった実務的なポイントも解説しているので、ぜひ参考にしてください。

キャンセルポリシーはリマインドに書くべき？

コース予約や団体予約など、キャンセル時の影響が大きい場合は記載しておくと安心です。
ただし、長文になると読まれにくくなるため、リマインド本文では要点だけを伝え、詳細は予約ページや公式サイトへ案内する形がおすすめです。

キャンセルポリシーの書き方について詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

予約リマインドを送ることで無断キャンセルは防げますか？

予約リマインドだけで無断キャンセルを完全になくすことはできません。しかし、お客様に予約を思い出してもらうきっかけとなり、来店できなくなった場合でも事前に連絡をもらいやすくなる効果が期待できます。

そのため、無断キャンセル対策の一つとして、多くの飲食店で活用されています。

電話予約のお客様にもリマインドは必要？

電話予約の場合も、リマインドは有効です。口頭での予約は、日時や人数の聞き間違いが起こる可能性があるためです。

予約時に電話番号やSMS送信の可否を確認しておくと、前日や当日に予約内容を再確認しやすくなります。

まとめ

飲食店の予約リマインドは、予約忘れや無断キャンセルの防止に役立ちます。大切なのは、予約内容を分かりやすく伝え、変更やキャンセル時に連絡しやすい文面にすることです。本記事の例文やポイントを参考に、自店舗に合った予約リマインドを作成してみてください。